"Unsere Prozesse sind zu komplex zum Auslagern." Das hören wir regelmäßig. Und regelmäßig stimmt es nicht – zumindest nicht in der Form, in der es gemeint wird.
Der "zu komplex"-Einwand ist selten ein objektives Urteil über den Prozess. Meistens ist er ein Zeichen dafür, dass der Prozess nicht gut genug dokumentiert ist, um ihn jemandem anderen zu erklären. Und das ist ein fundamentales Problem – unabhängig vom Outsourcing.
Was "zu komplex" wirklich bedeutet
Wenn ein Prozess als "zu komplex" gilt, stecken dahinter meist einer dieser drei Zustände:
- Implizites Wissen: Der Prozess funktioniert nur, weil bestimmte Personen ihn ausführen, die jahrelange Erfahrung und unausgesprochenes Kontextwissen haben.
- Fehlende Dokumentation: Niemand hat je aufgeschrieben, wie der Prozess eigentlich funktioniert.
- Hohe Variabilität: Der Prozess weicht in jedem Einzelfall leicht ab, was eine Standardisierung schwierig macht.
Alle drei Zustände lösen sich – mit der richtigen Methodik.
Wie komplexe Prozesse ausgelagert werden
Der Schlüssel liegt in der Dekomposition. Kein Prozess ist von Anfang an als Ganzes ausgelagert – er wird zunächst in seine Bestandteile zerlegt. Jeder Schritt wird dokumentiert, gemessen und auf Ausnahmen geprüft.
Was danach passiert, hängt vom Ergebnis dieser Analyse ab:
- Routinehafte, wiederholende Schritte werden als erste ausgelagert.
- Komplexe Entscheidungsknoten, die echtes Fachwissen erfordern, bleiben zunächst intern.
- Mit der Zeit und wachsendem Vertrauen zum Partner können auch diese Schritte übertragen werden.
Diese stufenweise Übergabe macht Komplexität handhabbar – nicht durch Vereinfachung, sondern durch systematische Strukturierung.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Kunde von uns betreibt einen hochspezialisierten Qualitätssicherungsprozess für Softwareentwicklung. Anfangs war die interne Überzeugung: "Das kann nur unser eigenes Team machen."
Nach einer dreimonatigen Dokumentationsphase hatten wir über 40 Testfälle kategorisiert, Entscheidungsbäume erstellt und Ausnahmeregeln definiert. Heute führt ein Offshore-Team 70% der Testfälle eigenständig durch – mit nachweislich höherer Abdeckung als zuvor.
Was es wirklich braucht
Komplexe Prozesse auszulagern erfordert:
- Die Bereitschaft, implizites Wissen explizit zu machen
- Zeit für eine saubere Dokumentationsphase
- Einen Partner, der die Lernkurve begleitet statt erwartet, dass alles sofort funktioniert
- Einen internen Champion, der die Übergabe koordiniert
Fazit
Kein Prozess ist zu komplex zum Outsourcen – aber nicht jeder Prozess ist bereit für das Outsourcen. Der Unterschied liegt in der Vorbereitung. Wer sich die Zeit nimmt, seine Prozesse zu verstehen und zu dokumentieren, bevor er sie abgibt, schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Outsourcing – unabhängig von der Komplexität.
